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士業事務所の業務で、意外と時間を取られるのが顧客からの書類回収です。「あの書類まだですか？」と何度も催促のメールや電話を入れる、届いた書類をフォルダに仕分ける、どの案件の書類が揃っていないかExcelで管理する——こうした作業に毎日追われていないでしょうか。
行政書士法人Treeでは、グループ企業の株式会社TechSyncが開発した書類回収・管理クラウド「Docly（ドックリー）」を実際の業務で活用しています。本記事では、士業の現場で本当に使える機能を中心に、Doclyの全貌を詳しくご紹介します。
Doclyは14日間無料で全機能をお試しいただけます。クレジットカード登録不要・自動課金なし・3分で導入完了です。
目次
Docly（ドックリー）とは？
Doclyは、顧客への書類依頼・回収・進捗管理を一元化するクラウド型SaaSです。グループ企業の株式会社TechSyncが、士業事務所の実務課題を解決するために開発しました。
コンセプトは「顧客にURLを送る。あとはアップロードを待つだけ。」——顧客はアカウント登録不要で、受け取ったURLから必要書類をアップロードするだけ。事務所側はダッシュボードで全案件の提出状況をリアルタイムに把握でき、未提出の書類には自動でリマインドメールが送信されます。
従来の書類回収とDoclyの違い
| 比較項目 | 従来の方法 | Docly導入後 |
|---|---|---|
| 書類の依頼 | メール・電話で個別に連絡 | 専用URLを1回送るだけ |
| 催促 | 手動で未提出者を確認し個別連絡 | 自動リマインドメールで催促不要 |
| 進捗管理 | Excelやスプレッドシートで手動管理 | ダッシュボードでリアルタイム把握 |
| 書類の保管 | メール添付をフォルダに手動仕分け | 案件・顧客ごとに自動整理 |
| セキュリティ | メール添付（誤送信リスクあり） | SSL暗号化＋AWSサーバーで安全に管理 |
| 顧客の負担 | アプリのインストールや会員登録が必要な場合も | アカウント登録不要・URLを開くだけ |
Doclyの9つの主要機能を徹底解説
Doclyには士業の実務を想定した機能が豊富に搭載されています。ここでは9つの主要機能を詳しく解説します。
1. カテゴリから必要書類をワンクリック作成
Doclyでは、あらかじめ用意されたカテゴリから必要書類をクリックするだけで書類依頼リストを作成できます。たとえば「相続手続き」のカテゴリを選べば、戸籍謄本・住民票・固定資産評価証明書・預貯金の残高証明書といった必要書類が一覧で表示され、該当するものをクリックしていくだけで書類リストが完成します。
士業事務所では案件の種類ごとに必要書類がほぼ決まっています。カテゴリベースで書類を選択する仕組みのため、毎回ゼロからリストを作る手間がなく、建設業許可申請、在留資格申請、遺産分割協議など、ジャンルが変わってもスムーズに対応できます。
2. 専用アップロードURL発行（顧客のアカウント登録不要）
案件ごとに専用のアップロードURLが自動発行されます。このURLを顧客に送るだけで、顧客はアカウント登録もアプリのインストールも一切不要で書類をアップロードできます。
これは特にITに不慣れな顧客が多い士業にとって大きなメリットです。「会員登録してください」「アプリをダウンロードしてください」と案内するだけで離脱してしまう顧客は少なくありません。Doclyなら送られてきたURLを開いてファイルを選ぶだけなので、スマートフォンからでも簡単に書類を提出できます。対応ファイル形式はPDF・JPG・PNG・GIFです。
3. 進捗のリアルタイム確認（ダッシュボード）
事務所側のダッシュボードでは、全案件の書類提出状況をリアルタイムで一覧表示できます。以下の情報がひと目で確認できます。
- アクティブ顧客数・完了済み顧客数
- 承認待ちファイル数（新たにアップロードされた書類）
- 本日中対応案件の一覧（期限が迫っている案件を自動通知）
- 当月の統計（新規顧客数、承認ファイル数、非承認ファイル数）
- 最近のアップロード履歴
「どの案件の書類が揃っていないか」をExcelで管理する必要がなくなり、朝の業務開始時にダッシュボードを確認するだけでその日にやるべきことが明確になります。
4. 自動リマインドメール送信
未提出の書類がある顧客に対して、自動でリマインドメールが送信されます。催促の電話やメールを手動で入れる必要がなくなるため、事務所スタッフの心理的負担も大幅に軽減されます。
「催促の連絡が苦手」「何度も同じことを言うのが申し訳ない」という声は士業の現場で非常によく聞かれます。Doclyの自動リマインドなら、システムが淡々と通知してくれるため、顧客との関係性を損なうことなく書類回収を進められます。
5. セキュアな保管（SSL暗号化＋AWS）
士業が扱う書類には戸籍謄本・住民票・確定申告書など個人情報が多く含まれます。Doclyでは以下のセキュリティ対策を講じています。
- SSL暗号化通信：データの送受信をすべて暗号化
- AWSサーバー：Amazon Web Servicesの堅牢なインフラで保管
- 推測困難なランダムURL：アップロードURLは推測できないランダムキーを使用
メール添付で書類をやり取りしていると、誤送信による情報漏洩リスクが常につきまといます。Doclyに一本化することで、書類のやり取り経路を安全なチャネルに統一でき、事務所としてのセキュリティ体制強化にもつながります。
6. 書類の一括ダウンロード
顧客ごと・案件ごとにアップロードされた書類をまとめて一括ダウンロードできます。たとえば相続案件で10種類の書類が揃った段階で、ワンクリックですべてダウンロードして申請書類の作成に取りかかれます。
「あの書類はどのメールに添付されていたっけ？」とメールを遡って探す手間が完全になくなります。
7. フロー管理機能（業務プロセスの可視化）
書類の回収だけでなく、業務全体のフロー（進行状況）を管理する機能も搭載しています。書類取得代行の進捗管理や、案件ごとのステータス管理（受任→書類収集中→申請準備中→申請済み→完了など）をDocly上で一元管理できます。
エンタープライズプランでは、遺言執行者手続きフロー管理機能も利用可能です。財産目録の作成や相続人関係図の自動作成など、相続業務に特化した高度なフロー管理に対応しています。
8. 画像データ・PDF編集圧縮機能
顧客がアップロードした画像やPDFを、ダウンロード後にDocly上で直接編集・圧縮できます。たとえば、顧客がスマートフォンで撮影した書類画像が斜めになっている場合に回転・トリミングしたり、ファイルサイズが大きすぎる場合に圧縮したりといった加工がDocly内で完結します。
わざわざ別の画像編集ソフトを起動する必要がないため、書類の加工→申請書への添付という流れがスムーズになります。
9. チーム機能（従業員の業務状況を可視化）
複数のスタッフが在籍する事務所では、チーム機能で各従業員の業務状況を把握できます。従業員ごとの書類の承認件数・非承認件数などを一覧で確認でき、誰がどれだけの案件を処理しているかがひと目でわかります。
また、顧客ごとに書類の提出状況が管理されるため、特定の担当者しか案件の進捗を把握していないという属人性を排除できます。担当者が不在のときでも他のスタッフが状況を確認して対応でき、業務効率の向上につながります。
行政書士法人Treeでの活用事例
行政書士法人Treeでは、Doclyを実際の業務に導入し、書類回収業務の効率化を実現しています。
当法人では相続手続き・在留資格申請・建設業許可申請など多ジャンルの案件を同時並行で進めています。案件ごとに必要書類が異なり、顧客の数も多いため、従来はExcelで管理しきれず書類の抜け漏れが発生するリスクがありました。
Docly導入後は、新規案件が入るとカテゴリから必要書類をクリックで選ぶだけで書類依頼リストが完成し、顧客にURLを送るだけで書類依頼が完了します。催促も自動リマインドに任せられるため、スタッフが書類回収に費やす時間が大幅に削減されました。
開発元の株式会社TechSyncはグループ企業であるため、士業の現場で「こんな機能がほしい」というフィードバックを直接伝えやすい環境にあり、実務に即した機能改善が継続的に行われています。
料金プラン
Doclyは事務所の規模に合わせた3つの料金プランを用意しています。いずれも14日間の無料トライアルが利用可能です。
| プラン | 月額（税抜） | 顧客数 | ストレージ | ユーザー数 | おすすめの事務所 |
|---|---|---|---|---|---|
| スターター | 980円 | 100件 | 10GB | 1名 | 個人・小規模事務所 |
| プロフェッショナル | 2,980円 | 無制限 | 50GB | 3名 | 成長中の事務所（人気） |
| エンタープライズ | 7,980円 | 無制限 | 300GB | 15名 | 大規模事務所・法人 |
全プラン共通の機能
- カテゴリからの必要書類リスト作成
- 自動リマインド機能
- 本日中対応案件の自動通知
- 書類・顧客の自動集計
- データ一括ダウンロード
- チーム機能
- 必要書類代理取得フロー管理
追加オプション
- ストレージ追加：+1,000円/100GB（エンタープライズプランのみ）
- ユーザー追加：+500円/1名（プロフェッショナル以上）
スタータープランは月額980円から始められるため、「まずは小さく試してみたい」という事務所にもハードルが低い価格設定です。顧客数が増えてきたらプロフェッショナルプランに移行し、法人化してスタッフが増えたらエンタープライズプランへ——と、事務所の成長に合わせてスケールできます。
導入の流れ｜3分で利用開始
- アカウント作成：メールアドレスを登録するだけ（クレジットカード不要）
- 必要書類の選択：カテゴリから該当する書類をクリックしてリスト作成
- 顧客にURLを送付：専用アップロードURLを生成して顧客にメールやLINEで送付
14日間の無料トライアル期間中は全機能が利用可能で、自動課金はありません。トライアル終了後に継続利用するかどうかを選ぶ形式のため、安心してお試しいただけます。
よくある質問
Q. 顧客側にアカウント登録やアプリのインストールは必要ですか？
不要です。事務所から送られたURLを開くだけで書類をアップロードできます。スマートフォン・パソコンどちらからでも利用可能で、ITに不慣れな顧客でも迷わず操作できます。
Q. どのようなファイル形式に対応していますか？
PDF・JPG・PNG・GIFに対応しています。顧客がスマートフォンのカメラで撮影した画像もそのままアップロード可能です。
Q. 無料トライアル後に自動で課金されますか？
自動課金はありません。14日間の無料トライアル終了後、継続利用を希望する場合のみ有料プランに申し込む形式です。トライアル中にクレジットカードの登録も不要です。
Q. セキュリティは大丈夫ですか？個人情報を扱うので心配です。
SSL暗号化通信、AWSサーバーでの保管、推測困難なランダムURLなど多層的なセキュリティ対策を講じています。メール添付でのやり取りよりも安全なチャネルで書類を管理できます。
Q. ストレージの容量目安はどのくらいですか？
一般的な書類画像（PDF・JPG）は1ファイルあたり数百KB〜数MB程度です。スタータープランの10GBでも数千件の書類を保管でき、小規模事務所であれば十分な容量です。足りなくなった場合はプランのアップグレードで対応できます。
Q. 行政書士以外の士業でも使えますか？
はい。Doclyは行政書士・司法書士・税理士・社労士・弁護士など、あらゆる士業の書類回収業務に対応しています。また、金融機関・不動産会社・保険会社など、顧客から書類を回収する業務がある企業にも幅広く活用されています。
Docly（ドックリー）を無料で体験してみませんか？
| プラン | 月額（税抜） |
|---|---|
| スターター | 980円〜 |
| プロフェッショナル（人気） | 2,980円〜 |
| エンタープライズ | 7,980円〜 |
- ✔ 14日間無料トライアル（全機能利用可能）
- ✔ クレジットカード登録不要
- ✔ 自動課金なし
- ✔ 3分で導入完了
行政書士法人Treeも実際に活用中。グループ企業の株式会社TechSyncが、士業の現場の声をもとに開発した書類回収・管理クラウドです。
※ 記事の内容には細心の注意を払っておりますが、万が一誤りがございましたらご指摘いただけますと幸いです。
※ 本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の法的助言ではございません。具体的なケースについては専門家へのご相談をおすすめいたします。
