LINEとメールの顧客連絡をひとつに｜RenRaku（レンラク）の全機能を徹底解説

士業の仕事は、待っている時間が長いのが特徴です。書類を依頼して届くまで2週間、申請してから結果が出るまで1か月から3か月。その間、案件は動きませんが、忘れていいわけではありません。

動かない案件を頭の中に置いておくのが、いちばん消耗します。「あの人の書類、まだ来てないよな」「あの申請、そろそろ結果が出る頃じゃないか」。この確認のために、メールを遡り、LINEを開き、Excelの一覧を見る。探す作業そのものが仕事になっていくのが、事務所が忙しくなる仕組みです。

行政書士法人Treeでは、グループ企業の株式会社TechSyncが開発した顧客対応クラウド「RenRaku（レンラク）」を使っています。本記事では、機能の一覧ではなく、一件の案件がどう流れるかに沿って、実際の使い方を解説します。

そもそも、士業の顧客対応は何が難しいのか

窓口が案件の途中で切り替わる

受任前の相談はLINEで来ます。気軽だからです。ところが受任後、委任状や本人確認書類のやり取りが始まると、メールに移ります。添付が必要だからです。

同じお客様なのに、話の前半と後半が別の場所に残ります。 半年後に「あのとき何て説明したか」を確認しようとすると、LINEを遡ってからメールを検索することになります。

案件が「止まっている」状態が長い

製造業や小売業と違い、士業の案件は自分の手を離れて止まる時間が長くあります。

• 必要書類をお願いした → お客様の作業待ち（数日〜数週間）
• 役所に請求した → 郵送待ち（1〜2週間）
• 申請した → 審査待ち（1〜3か月）

止まっている案件は、受信箱には出てきません。何も届かないから、視界から消えます。 そして忘れた頃にお客様から「あれ、どうなりました？」と連絡が来ます。

同じことを何度も聞いている

初回相談で、氏名・住所・生年月日・希望の期日を聞きます。書類作成の段階で、また同じ情報が必要になります。メールを遡って探すか、もう一度お客様に聞くか。どちらも本来は要らない作業です。

一件の案件が、RenRakuの中でどう流れるか

ここからは、実際の案件の進み方に沿って説明します。

【第1段階】相談が届く

LINE公式アカウントとメール、どちらに届いた相談も同じ受信箱に並びます。行の左肩にどちらから来たかの印が出るので、経路は一目で分かります。

届いた時点で、キーワードに応じてタグが自動で付きます。「相続」を含めば赤、「ビザ」「在留」を含めば緑、「建設業」「許可」を含めば青、といった具合に、拾う言葉と色をあらかじめ決めておけます。一覧を開いた瞬間に、今日どの分野の相談が来ているかが色で分かります。

返信していない相談には自動で印が付きます。既読にしても消えません。移動中にスマホで内容だけ見て、事務所に戻ったら忘れていた——という事故が構造的に起きなくなります。

【第2段階】初回ヒアリングを一度で終わらせる

ここが、士業の実務でいちばん効く部分です。

相談内容が固まったら、ヒアリングシートをLINEで送ります。 アンケート機能で作った入力フォームのURLを渡すだけです。お客様は画面で答えるだけで、アカウント登録もアプリのインストールも要りません。

手続きごとに、聞くことは決まっています。

手続き	初回に聞いておきたいこと
在留資格の申請	氏名（ローマ字・漢字）／国籍／生年月日／在留カード番号／現在の在留資格／在留期限／勤務先／年収／同居家族の有無
相続手続き	被相続人の氏名・死亡日／相続人の人数と続柄／遺言の有無／不動産の有無と所在／金融機関の数／期限の希望
建設業許可	法人か個人か／資本金／許可を取りたい業種／常勤役員の経験年数／専任技術者の資格または実務経験／営業所の所在地
車庫証明・車両登録	使用者の氏名・住所／保管場所の所在地／自認書か承諾書か／車台番号／登録の希望日

これをLINEで一問一答すると、往復が10回を超えます。 しかも聞き漏らしが出ます。フォームで一度に渡せば、その場で全部埋まります。

そして重要なのが、回答が顧客カードに自動でひも付くことです。あとから申請書を作るとき、メールを遡らずにその一枚を開けば済みます。生年月日も在留カード番号も、そこにあります。

一度作ったヒアリングシートはテンプレートとして使い回せます。質問には条件分岐や必須項目を設定できるので、「法人を選んだ場合だけ資本金を聞く」といった作り方もできます。プログラムを書く必要はありません。

【第3段階】受任したら、案件を「部屋」に入れる

ここがRenRakuの中心にある考え方です。

顧客を、業務の段階ごとの「ルーム」に振り分けます。 事務所の実態に合わせて自由に作れますが、たとえばこういう分け方になります。

• 新規相談 — まだ受任していない
• 見積提示中 — 金額を出して返事待ち
• 委任状待ち — 受任は決まったが書面がまだ
• 書類待ち — お客様に必要書類をお願いしている
• 作成中 — 事務所で申請書を作っている
• 確認待ち — 所内チェックの段階
• 申請済・審査中 — 役所に出して結果待ち
• 納品・請求 — 完了して請求書を出した
• 入金確認待ち — 請求済みで入金がまだ

この分け方の何が効くのか。「止まっている案件」が視界から消えなくなります。

審査待ちの案件は、受信箱には何も届きません。しかし「申請済・審査中」のルームを開けば、いま何件が審査に入っていて、それぞれいつ出したのかが一覧で並びます。週に一度そのルームを見るだけで、動かない案件の棚卸しが終わります。

「入金確認待ち」も同じです。請求書を出したあとの回収は、忘れると数か月そのままになります。ルームに残っている限り、目に入ります。

担当者は自分のルームだけを見ればよくなるので、案件が増えても一覧が破綻しません。

【第4段階】書類作成は、段階を分けて持つ

士業の書類作成は、一件が何段階にも分かれます。作成、一次チェック、二次チェック、押印、発送。

RenRakuでは、問い合わせから担当者と期限を付けたタスクを立てられます。しかもチェック欄を一次・二次・三次と段階で持てます。

これが効くのは、「いま誰の手元で止まっているか」が一覧で見えることです。補助者が作成を終えて、所長のチェック待ちなのか。チェックは終わって押印待ちなのか。段階ごとにチェックが残るので、本人に聞かなくても分かります。三次まで置けるので、最終確認だけ所長が持つ、といった形にもできます。

「あの申請書、どこまで進んでる？」と席を立って聞きに行く場面が、この機能でいちばん減りました。

【第5段階】書類に残らない情報を、顧客メモに置く

案件を進めるうちに、申請書には書かないが、次に対応する人が知らないと困る情報が溜まっていきます。

• 本人は日本語の読み書きが不自由なので、連絡は同居のご子息経由で
• 過去にオーバーステイの経歴あり。触れ方に注意が必要
• 平日の日中は電話に出られない。連絡はLINEで
• 報酬は分割希望。初回相談時にその旨のご説明済み
• 前回の申請で追加資料を求められた項目

これを頭の中だけに置いておくと、担当者が休んだ日に事故が起きます。RenRakuでは顧客カード上に時系列でメモを残せます。やり取りと同じ画面にあるので、対応中に別のファイルを開く必要がありません。

お客様の基本情報も、自由記述ではなく項目ごとに構造化して保存できます。氏名・LINE表示名・性別・生年月日・住所・電話番号。申請書類を扱う事務所にとっては、この形でまとまっていること自体が実務的です。

【第6段階】担当が替わっても、経緯を読んでから返せる

案件ごとに担当者を割り当てられます。一覧に担当者が出るので、「これ誰が持ってる案件？」と本人に聞く必要がなくなります。

やり取りと同じ画面に、事務所内向けの引き継ぎメモと内部コメントを残せます。お客様には見えません。

担当者が急に休んだ朝、代わりに出る人が「何をどこまで話したのか」を探すところから始める——という状況がなくなります。やり取りと引き継ぎメモが同じ場所にあることが要点です。別のツールに書いたメモは、結局読まれません。

事務所の知識を、一度書いたら終わりにする

もうひとつ、地味に効いているのがナレッジ機能です。

事務所には、マニュアルには書いていないが、毎回誰かが口頭で伝えている知識があります。

• この入管の窓口は午前が空いている
• この書類は原本還付ができる。申請時に写しを添える
• △△市役所への郵送請求は返送まで2週間見ておく
• この様式は令和◯年に改正されている。古い雛形を使わない
• この手続きは、先に□□を取っておかないと二度手間になる

RenRakuノートに書いておけば、補助者が入るたびに同じ説明をしなくて済みます。顧客カードから直接参照できるので、対応中に別のツールを開く必要がありません。

手続きごとの必要書類チェックリストを置いておくのも有効です。「相続の戸籍収集で必要なもの」「建設業許可の新規申請で揃えるもの」を一度書けば、以後は全員がそれを見ます。

DropboxやGoogle Driveに置いている書類も、顧客カードに紐付けておけます。ファイルをRenRakuに移す必要はありません。いま使っている保管場所のまま、顧客ごとに整理できます。

結局、何が変わるのか

士業事務所では、ふつう次のように道具が分かれています。

やること	よくある構成	RenRaku
顧客からの連絡を受ける	LINE公式アカウント／メールソフト	すべて 同じ画面
案件の進捗を管理する	Excel／スプレッドシート
顧客情報を保存する	また別のExcel／顧客管理システム
初回ヒアリングをする	LINEで一問一答／Googleフォーム
所内の知識を共有する	紙のマニュアル／Notion／口頭
担当者間で連絡する	Chatwork／Slack／口頭

道具が分かれていることの本当のコストは、料金ではありません。情報が分かれることです。 連絡はLINEにあるが進捗はExcelにあり、顧客情報は別のファイルにあり、判断の経緯はどこにも残っていない。だから毎回「あの件どうなってる？」を聞くことになります。

RenRakuを作ったきっかけも、まさにこの一言でした。連絡と、案件と、顧客情報と、所内の知識が、同じ画面にある。 それだけの道具です。

そのほかの機能

メールをチャット形式で返信できる

メールの返信を、LINEのようなチャット画面から行えます。宛名・件名・過去のスレッドはRenRaku側が扱うので、入力欄に本文を書いて送るだけです。お客様には通常のビジネスメールとして届きます。

「LINEなら一言で返せる内容なのに、メールだと書き出しで手が止まって夕方まで残る」という状態が起きにくくなります。

定型文テンプレート

よく送る案内文を保存して、返信欄から呼び出せます。初回相談への返信、受任のご案内、必要書類のご依頼、進捗のご報告。士業は場面ごとに書くことが決まっているので、作り分けておくと効きます。タグで絞り込んで呼び出せるので、数が増えても探せます。

AI返信ドラフト

そのお客様との過去のやり取りを踏まえて、返信の下書きを作ります。口調や敬語のレベルを踏まえた文面が出るので、直してから送る使い方になります。白紙から書き始めなくて済むのが実際の効用です。月間の利用回数には上限があります。

横断検索

メッセージ・タグ・メモをまたいで検索できます。「前にお見積もりをいただきましたよね」と言われたとき、LINEだったかメールだったかを覚えていなくても探し出せます。

履歴の名寄せ

同じお客様のLINEとメールをまとめたい場合は、電話番号やメールアドレスとLINEアカウントを一度ひも付けます。 以後は同じ顧客カードにまとまり、受任前の相談から受任後のやり取りまでを一本の流れで読み返せます。

なお、このひも付けは手動の操作です。LINEの仕様上、連絡先の自動取得はできません。

従業員チャット・権限管理

事務所内のやり取りを同じツールの中で行えます。メンバーごとの権限と部署単位の管理もできるので、補助者に見せる範囲を絞ることもできます。

料金プラン

機能	ライト 1,480円	スタンダード 2,980円	プレミアム 4,980円
利用人数	1名（追加不可）	3名まで	10名まで
ストレージ	10GB	50GB	200GB
LINE・メール統合受信	各1	各1	追加連携可
チャット形式のメール返信	○	○	○
カラータグ・自動付与	○	○	○
未返信・要対応ステータス	○	○	○
顧客カード・顧客メモ	○	○	○
履歴の名寄せ・タイムライン	○	○	○
定型文・横断検索	○	○	○
AI返信ドラフト	月100回	月300回	月1,000回
ルーム振り分け	—	○	○
担当アサイン・引き継ぎメモ	—	○	○
タスクの多段階チェック	—	○	○
アンケート・ヒアリングシート	—	○	○
RenRakuノート・共有リンク	—	○	○
従業員チャット・権限管理	—	○	○
入力フォームの作成	—	—	○

※ 金額はすべて税抜・月額です。ユーザー追加はスタンダード・プレミアムで1名につき月500円（税抜）。ストレージ追加はプレミアム限定で100GBごとに月1,000円（税抜）です。

本記事で解説した「案件の流れを画面にする」使い方は、太字の機能が中心になります。 ルーム振り分け・多段階チェック・ヒアリングシート・ナレッジノート。事務所として使うなら、3名まで2,980円のスタンダードが実質的な出発点です。一人事務所で、受け取る・整理する・記録するまでで足りるなら、ライトでも回ります。

ご利用にあたって知っておいていただきたいこと

導入前に確認しておくべき点を、正直に挙げておきます。

LINE公式アカウントの利用料は別途かかります。 RenRakuの月額とは別に、LINE公式アカウント側のプラン費用が発生する場合があります。返信の通数によっては、無料のコミュニケーションプランでは足りないことがあります。ご契約前に、想定する返信量をご確認ください。

LINEとメールの名寄せは手動です。 一度ひも付ければ以後は自動でまとまりますが、最初のひも付けはご自身の操作が必要です。

自動で付くのは「未返信」の印だけです。 「要対応」はご自身の判断で立てるものです。

AI返信ドラフトには月間の回数上限があります。 上限に達しても他の機能はそのまま使えます。

よくあるご質問

Q. お客様側にアプリのインストールや登録は必要ですか？

不要です。お客様はこれまでどおりLINEやメールで連絡するだけで、RenRakuの存在を意識することはありません。ヒアリングシートも、送られたURLを開いて回答するだけです。

Q. ルームやタグは、あとから作り変えられますか？

できます。事務所の運用に合わせて自由に作れるので、最初から完成させる必要はありません。当法人でも、使いながら何度か組み替えています。

Q. AIの学習に顧客とのメッセージが使われますか？

使われません。お客様のメッセージが汎用モデルの学習に使われることはなく、AI返信ドラフトはご利用者ごとのスタイル学習にのみ使用されます。データはテナント内に隔離されています。

Q. 行政書士以外の士業でも使えますか？

使えます。案件に段階があり、待ち時間があり、顧客ごとに情報を積み上げる仕事であれば、構造は同じです。社労士・税理士・司法書士の事務所でも同様に使えます。士業以外でも、EC・通販、クリニック・サロン、教室・スクール、不動産などでの利用を想定して設計されています。

Q. データはどこに保存されますか？

AWS東京リージョンに保管され、AES-256で暗号化されています。通信はTLSで暗号化し、データはお客様のテナントごとに分離しています。海外への転送はありません。

Q. 導入にどれくらい時間がかかりますか？

個人利用であれば、アカウント作成から最初のチャネル接続まで約3分です。チームで導入する場合も、管理者の方であれば30分ほどで準備が整います。

まとめ

士業の顧客対応が重くなるのは、案件そのものが難しいからではありません。止まっている案件を頭の中に置いておくことと、散らばった情報を探すことに時間が食われるからです。

RenRakuは、その2つを画面に預けるための道具です。ルームで業務の段階ごとに案件を分ければ、審査待ちや入金待ちが視界から消えません。ヒアリングシートで初回に必要な情報を一度に受け取れば、あとから聞き直す往復がなくなります。回答は顧客カードに自動でひも付くので、申請書を作るときにそのまま使えます。

タスクを一次・二次・三次と段階で持てば、いま誰の手元で止まっているかが一覧で分かります。顧客メモに「書類には残らないが引き継ぎには要る情報」を置いておけば、担当者が休んだ日でも事故が起きません。ナレッジノートに事務所の知識を一度書けば、補助者が入るたびに同じ説明をしなくて済みます。

そして何より、連絡と、案件と、顧客情報と、所内の知識が、同じ画面にあります。 道具が分かれていることの本当のコストは料金ではなく、情報が分かれることでした。

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※ 本記事は執筆時点の法令・実務に基づき細心の注意を払って執筆しておりますが、内容の正確性・完全性・最新性を保証するものではなく、誤記・脱漏等があった場合でも当事務所は一切の責任を負いません。法令・実務の取扱いは改正・運用変更により変動します。個別具体的な事案・手続については、必ず行政書士・弁護士・税理士・司法書士等の専門家にご確認のうえご判断ください。