特定技能の定期面談はオンラインで可能？企業の準備と進め方

公開予定：2026年10月22日 ／ 制度・料金の確認：2026年10月22日

特定技能外国人と上司のシフトを合わせ、通訳と面談担当者の時間も押さえる。定期面談の日程調整をオンラインで進めたい企業は、会議ツールを選ぶ前に実施条件を確認してください。

定期面談は、本人と監督する立場の人の同意などの条件を満たせば、オンラインでも実施できます。ただし、通常のオンライン面談を音声通話やアンケートだけに置き換えることはできません。互いの表情を確認できる方法、録画の保存、必要な場合の対面対応まで準備します。

オンライン面談で満たす条件は何ですか？

出入国在留管理庁の現行の支援運用要領別冊では、面談対象者が同意している場合、オンライン会議システムやテレビ電話等を活用できるとされています。対象者は、外国人本人だけでなく、その監督をする立場の人も含みます。

通常のオンライン面談は、担当者と対象者が互いに表情等を確認しながら会話できるシステムで行います。カメラを使わない音声だけの通話や、質問票の返信だけに置き換える扱いではありません。事前アンケートは、面談の準備として使うものです。

長期の洋上操業などの漁業分野には、3か月に1回以上の無線・船舶電話での連絡と、近隣の港へ帰港した際の面談を組み合わせる特例があります。一般のオンライン面談とは分けて、分野に応じた適用条件を確認してください。

同意を確認する書面も残します。本人は支援計画書の所定欄と署名欄で確認し、監督者は任意の様式でも確認できます。既に実施中の支援計画について、オンライン面談を実施する旨の計画変更の届出は不要とされていますが、同意の確認書面は保存が必要です。

制度の根拠は、出入国在留管理庁「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」別冊32〜34ページです。オンラインにするだけで、面談の頻度や実施担当の条件が変わるわけではありません。

本人と上司、それぞれの面談をどう準備しますか？

定期面談は原則として、外国人本人と、その監督をする立場の人それぞれに、3か月に1回以上行います。監督者は、本人に指揮命令権を持つ直接の上司や代表者等です。いつも連絡している本社の人事担当者が、必ず面談対象の監督者になるわけではありません。

本人には、勤務や生活で困っていることを自分の言葉で話せる環境を用意します。上司の横から同じ端末で回答させるのでは、話しにくいことが残るかもしれません。本人が十分に理解できる言語と、第三者の影響を受けずに発言できる場所を確認します。

会社は、仕事内容、勤務時間、給与等について、面談で確認できるよう準備します。問題が疑われたときに必要な確認を進められるよう、現場の担当と本社の窓口もそろえてください。本人への聞き取りと会社側の説明を、片方だけで代用しないことが大切です。

支援全体の担当は、義務的支援10項目の担当と実施時期も併せて確認すると整理しやすくなります。

面談前チェックシートに、録画と保存まで入っていますか？

予約が取れたところで準備完了にせず、実施方法と記録まで確認します。以下は企業と面談担当が使う準備用の例で、法定様式そのものではありません。

録画は「面談日から1年間」ではなく、特定技能雇用契約の終了の日から1年以上保管します。入管から閲覧を求められた場合には応じる必要があります。会議ツールの録画が自動で消える設定になっていないか、保存先を退職者だけが管理していないかも確認してください。

支援記録全体の保存期間や電子保存の考え方は、特定技能の支援記録と保存期間で整理しています。

面談を行った後は、本人用・監督者用の定期面談報告書も作成します。録画があるから報告書は不要、という扱いではありません。問題が分かった場合の確認や必要な届出・通報まで、担当をつなげておきます。

対面が必要な場合と、推奨される場合は違いますか？

違います。同意がない場合や、過去に同意していても対象者が対面を希望する場合には、対面で行う必要があります。また、オンライン面談で業務内容・待遇・保護に問題が疑われる場合や、第三者の介入が疑われる場合には、改めて対面の面談が必要です。

一方、受入れ後初めての面談、面談担当者が変わった後の初めての面談、年1回以上の対面については、運用要領で「望まれる」とされています。これを一律の義務として説明したり、反対に任意だから検討不要としたりせず、信頼関係や本人の状況を踏まえて組み立てます。

オンライン実施の際には、周囲に人がいないかを確認するなど、第三者の影響を受けずに話せる環境への配慮も示されています。画面に接続できたことだけで判断せず、話しにくそうな様子や不自然な介入があれば、実施方法を見直してください。

面談だけを外へ任せることはできますか？

定期面談は、支援責任者又は支援担当者が実施するものです。登録支援機関へ支援計画の全部の実施を委託する場合を除き、第三者に面談だけを委託することは認められません。通訳人などが履行補助として同席できることとは区別します。

自社支援で面談を続けるなら、適切な担当者と実施体制を用意します。支援全体を任せたいなら、面談を含む全部委託の範囲、地域と言語、対面が必要になったときの方法を相談してください。Treeへの相談も、面談単独の切り出しを前提とするのではなく、支援体制全体から整理します。

Treeの月額基本は9,800円（税別・税込10,780円）/人で、定期面談・記録、支援計画や届出書類の作成、在留期限管理等が対象です。ガイダンス・送迎・生活オリエンテーション等の追加支援は1時間5,000円（税別・税込5,500円）。すべての義務的支援が基本料に含まれるわけではなく、在留申請と実費も別途確認します。

年1回の定期届出になっても、面談は年1回にはなりません。定期届出の期限と企業側の準備とは、別の予定として管理しましょう。

オンライン定期面談のよくある質問

Q. 本人が同意すれば、上司の面談もオンラインでよいですか？

本人だけでなく、監督する立場の人についても同意の確認が必要です。それぞれの同意と書面、双方の表情を確認できる実施方法等をそろえます。

Q. 電話やメッセージのやり取りだけで代用できますか？

通常のオンライン面談は、互いの表情等を確認しながら会話できる方法が前提です。音声だけの通話や、アンケートの返信だけで置き換えることはできません。

Q. 録画はいつまで残しますか？

特定技能雇用契約の終了の日から1年以上保管します。面談日から1年で削除するのではありません。保存先と閲覧権限を管理し、入管からの閲覧の求めに対応できる状態にします。

Q. 毎回オンラインにできますか？

同意や実施条件を満たすことが必要で、対面の希望や問題・介入の疑いがあれば対面で行います。初回・担当交代後の初回や年1回以上の対面は、運用要領で推奨されています。

Q. 定期届出が年1回なら、面談も年1回ですか？

違います。本人と監督する立場の人への定期面談は、原則として3か月に1回以上です。面談の実施予定と定期届出の作成・提出予定は、別々に管理してください。

Q. 面談だけをTreeへ委託できますか？

全部委託の場合を除き、定期面談だけの第三者委託は認められません。現在の自社支援の体制と、今後委託したい支援全体の範囲から相談してください。

Q. 在留申請も同じ窓口で相談できますか？

はい。Treeでは支援と行政書士による在留申請を同じ窓口で相談できます。登録支援委託企業様の認定・変更は50,000円、更新は25,000円（ともに税込）で、月額基本料・実費とは別です。

面談を「予約できた」で終わらせない支援へ

オンライン面談の価値は、移動を減らすことだけではありません。勤務時間に合わせて予定を確保し、本人が話せる環境を作り、確認したことを次の対応へつなぐ。その流れまで続けられるかを、委託先と確認してください。

支援の入口は、登録支援機関の役割と委託の進め方で整理しています。特定技能1号・2号の違いと対象分野の解説で、受入れと在留申請の準備も併せて確認できます。

2026年10月22日に確認した支援運用要領と料金に基づく一般的な情報提供です。内容には細心の注意を払っていますが、個別の法的助言ではありません。分野固有の取扱いや本人の状況、実施条件を確認のうえ、支援体制を決めてください。