特定技能の定期届出ガイド｜年1回の期限・書類と企業側の準備

初公開：2026-03-31 ／ 内容・料金確認：2026年10月15日

特定技能の定期届出は、現在年1回です。ただし、年に一度まとめれば、その間の記録や届出が不要になるわけではありません。人事担当者が今から整えておきたいのは、在籍者・報酬・支援実施状況を、年度単位で取り出せる状態にすることです。

登録支援機関に全部委託している場合も、提出するのは受入れ企業。委託先から必要な情報を受け取り、企業側の雇用情報と合わせて届け出ます。「支援機関が出してくれると思っていた」という行き違いを、役割分担から防ぎましょう。

対象期間と期限｜今、準備するのは何年度分？

届出の対象は4月1日から翌年3月31日まで。翌年度の4月1日から5月31日までに提出します。5月31日が土日祝日の場合は翌開庁日が期限です。入管庁の最新の届出案内で提出時期を確認してください。

2026年の5月31日は日曜日のため、上の表は翌開庁日の6月1日を記載しています。「毎年必ず5月31日」とだけ覚えず、その年のカレンダーも確認します。

対象期間中に1日でも所属していた外国人は、提出時点で退職していても原則として対象です。一時帰国等により就業していない期間があっても、所属している場合には対象となる点を含め、在籍名簿から漏れを確認してください。

受入れ企業と登録支援機関の役割を決める

以前の四半期ごとの届出を前提に、企業と支援機関が別々に出す運用を続けないようにしましょう。現在は受入れ企業が、受入れ・活動・支援実施状況を取りまとめて提出する仕組みです。

外部へ書類作成を依頼する場合も、実際の給与や休業、勤務先変更といった社内情報は企業側から共有する必要があります。委託契約の範囲、資料を渡す期限、提出後の控えを共有する方法まで決めておくと、締切前の確認が進めやすくなります。

必要書類は、最新様式と自社の条件で確認する

参考様式第3-6号と別紙を基本に準備

中心となるのは「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）です。対象者・活動・支援実施状況を整理する別紙1、署名欄となる別紙2など、現在の様式に沿って作成します。2026年4月以降の提出に用いる新様式を使い、以前の保存ファイルとの違いを確認してください。

全部委託を受ける登録支援機関は、別紙1と別紙2など必要な情報・書類を受入れ企業へ提供します。ただし、オンライン以外で提出し、受入れ企業が一つの登録支援機関に支援の全部を委託している場合、別紙2は不要とされています。単に「委託先が一つなら不要」「複数のときだけ必要」と判断しないことがポイントです。

賃金や納付関係の添付書類は、一律ではない

賃金台帳や公的義務に関する資料については、自社に必要なものと省略条件を、提出資料一覧・作成要領・最新のお知らせから確認します。全社が同じ書類を同じ分量で提出するとは限りません。

入管庁は2026年5月にも定期届出の添付書類に関するお知らせやQ&Aを公表しています。過去の記事の一覧だけで収集を始めるより、まず最新の記載方法・Q&Aで自社の提出範囲を確定させるほうが、不要な書類集めを抑えられます。

年度末に慌てないための、日々の記録の残し方

対象者ごとに、在籍と活動の変化を残す

年度途中の入社・退職、勤務する事業所、活動できなかった期間、支援委託先の変更を管理します。人事名簿だけでは、支援を受けた期間や過去の委託先までは分からない場合があります。雇用情報と支援情報を突き合わせられる形にしておきましょう。

面談や相談は、対応と結果を確認できる状態にする

特定技能1号の定期面談は原則3か月に1回以上で、本人と監督する立場の人それぞれについて実施します。定期届出が年1回になっても、この頻度とは別です。面談の実施日、相談内容、必要な対応、その後の確認を記録し、未対応の案件を次の面談まで放置しないようにします。

オンライン面談には対象者の同意などの条件があり、分野ごとの例外もあります。オンラインだから記録が不要になるわけではありません。実施方法・保存方法は、現在の支援に関する運用要領に合わせて確認してください。

支援機関を切り替えた年度は、旧委託先の情報も引き継ぐ

新しい委託先が、切替前の支援をすべて把握しているとは限りません。旧委託先の支援期間と記録、未対応の相談、定期届出に必要な情報を、切替時点で確保します。年度末になってから過去の担当者へ聞き直すより、契約終了前の引継ぎで決めておくことが大切です。

定期届出で、随時届出を代用することはできない

雇用契約の変更・終了、支援計画の変更、支援委託契約の変更等は、年度末にまとめて処理する事項ではありません。必要な随時届出を、それぞれの事由と期限に応じて行います。基準不適合を把握した場合など、早急な対応が必要な事項も別にあります。

また、入管への届出とハローワークの外国人雇用状況の届出は別の制度です。社内では「提出したかどうか」だけでなく、提出先・対象者・事由・提出日を確認できる管理が必要です。

提出方法は電子届出システム、郵送、窓口の案内に従います。電子届出は利用者登録などの準備が必要になるため、初めて利用する企業は提出期間前に手続きを確認してください。提出後は入力内容と送信・提出の記録を保存し、担当者だけに控えが残る状態を避けましょう。

よくある質問

登録支援機関に全部委託していれば、会社の定期届出は不要ですか？

不要にはなりません。定期届出は受入れ企業が、登録支援機関の支援実施状況も取りまとめて提出します。支援の全部を受託する登録支援機関は必要書類等を企業へ提供し、双方で内容と提出状況を確認する必要があります。

年度途中で退職した外国人も対象になりますか？

届出対象期間中に1日でも所属していた場合は、提出時点で退職していても原則として対象になります。退職者の在籍期間や活動状況も記録し、対象者から漏らさないようにしてください。契約終了などの随時届出も別に確認します。

登録支援機関が一つなら、別紙2はいつも不要ですか？

いつも不要ではありません。入管庁は、オンライン以外の方法で定期届出を行い、受入れ企業が一つの登録支援機関に支援の全部を委託している場合に、別紙2の提出を不要としています。提出方法と委託状況の両方を確認してください。

定期面談も年1回になったのですか？

いいえ。定期届出の頻度と定期面談の頻度は別です。特定技能1号の定期面談は原則として3か月に1回以上で、本人だけでなく監督する立場の人との面談も必要です。面談の実施方法や分野ごとの例外は最新の運用要領で確認してください。

前回分の届出漏れに気づいた場合も相談できますか？

相談できます。対象年度、受入れ人数、未提出の書類、支援委託先の有無を整理して早めにご連絡ください。次の定期届出まで待たず、管轄へ確認のうえ必要な提出と経緯の説明を進めます。

書類だけでなく、継続する支援体制を見直したい方へ

行政書士法人Treeの登録支援サービスは、1人あたり月額基本9,800円（税抜・税込10,780円）です。追加の義務的支援、在留申請、実費は別途お見積りとなります。基本料金だけで必要な支援や申請のすべてを賄うものではありません。

「書類作成が毎回後回しになる」「担当者が交代すると記録が分からなくなる」。こうした課題がある企業様は、受入れ人数・現在の委託範囲・運用上の困りごとからご相談ください。届出書類の単独のご依頼は、対象と業務範囲を確認して個別にご案内します。

※2026年10月15日確認。定期届出の一般的な準備方法です。対象者、添付書類の省略、面談の実施方法等は条件により異なるため、提出時の公式資料と自社の状況を照合してください。 公式資料の確認には細心の注意を払っていますが、一般情報であり個別案件への法的助言や許可・登録の保証ではありません。