特定技能の協力確認書｜提出先・提出時期と支援計画への反映

「特定技能の更新書類に、協力確認書の提出日を記入する欄がある。これは入管へ出す書類だろうか」。採用や更新の準備中に、この欄で手が止まった担当者の方もいるのではないでしょうか。

協力確認書の提出先は、外国人が実際に働く事業所と住居の所在地の市区町村です。両方が同じ自治体なら1通、違う自治体ならそれぞれに提出します。入管の申請と別の手続ですが、提出先・提出日を在留申請に記載し、自治体の共生施策を支援計画に反映するところまで整理する必要があります。

2025年4月1日から始まった制度です。本社へ一度提出すれば全部終わる、登録支援機関へ委託すれば会社の義務がなくなる、という手続ではありません。今回は提出先とタイミング、書類間のつながりに絞って説明します。

提出先は「本社」ではなく、働く場所と住む場所で決める

まず、対象者の勤務先と住居を一覧にしてください。勤務先は会社の登記上の本店ではなく、その外国人が活動する事業所です。本社勤務なら本社、別の工場や店舗で働くならその場所を確認します。

この表のA・B・Cは説明用の架空の地域です。具体的な提出先・方法は各自治体で確認してください。東京都の特別区なら区へ、政令指定都市なら市へ提出します。都道府県や地方入管へ、この確認書そのものを提出する制度ではありません。

入管庁の地域の共生施策に関する連携の案内と、公式Q&Aが制度の確認先です。事業所ごとの提出を基本とし、同一自治体内の複数事業所は、Q&Aにより1枚にまとめて記載できる扱いがあります。

いつ提出する？採用・既存受入れ・変更を分ける

初めて受け入れるなら、雇用契約締結後、在留申請の前

初めて特定技能外国人を受け入れる場合は、その外国人との特定技能雇用契約を締結した後、在留資格認定証明書交付申請または在留資格変更許可申請の前に提出します。「入国後に住所が決まってから提出しよう」と準備を先送りしないでください。

変更許可後に別の市へ住む予定なら、公式Q&Aでは許可後に居住する予定の市への提出が案内されています。海外から呼び寄せる場合も、日本で活動・居住する予定地を整理します。予定が変わったら、変更後の提出先を見直します。

すでに受け入れているなら、制度開始後の最初の変更・更新前

2025年4月1日より前から受け入れていた場合は、同日以降、初めてその外国人に係る在留資格変更許可申請または在留期間更新許可申請を行う前が提出のタイミングです。すでに更新を済ませた会社は、提出控えと申請書に記載した日付を確認しましょう。

一度提出した自治体へ、外国人が増えるたび必ず出し直すわけではありません。ただし、以前の提出が今回の事業所・住居をカバーするか、記載事項に変更がないかを確認します。「去年出したはず」で済ませず、控えを確認できる状態にしてください。

事業所・住居・機関名・担当者連絡先が変わったら確認

新しい自治体で働く・住む場合や、確認書の記載事項に変更がある場合には、該当する自治体へ改めて提出が必要になります。同一市内の移動でも、事業所の変更等があれば再提出の確認が必要です。

一方、公式Q&Aでは、外国人が転職・転出・帰国した際、以前提出した自治体への報告は不要とされています。新しい所在地への提出と、以前の所在地への報告を混同しないことが大切です。入管への雇用契約変更等の届出は別に確認します。

書くのは受入企業の名称と連絡先。支援機関のものではない

協力確認書は、特定技能所属機関、つまり外国人を雇用する会社・個人事業主が、自治体から必要な協力を求められたときに応じる意思を示すものです。名称と担当者連絡先は、受入機関自身のものを記入します。

作成は所属機関のほか行政書士が行え、提出は登録支援機関の職員等の代理人が行うことも可能です。ただし、代わりに提出できることと、受入企業の協力義務が支援機関へ移ることは別です。会社に届く連絡を誰が受け、社内の判断を誰が行うかも決めておきましょう。

派遣形態では、所属機関の名称・連絡先は派遣元、活動する事業所は派遣先の所在地を記載します。派遣が認められる分野の受入れを検討する場合も、会社の本社所在地だけで提出先を決めないでください。

様式は更新されることがあります。入管庁の案内には2026年3月23日の様式改善も掲載されているため、保存していた古いファイルをそのまま使わず、提出する自治体の最新案内と照合します。

提出方法は自治体ごと。控えに日付を残す

提出先の部署と方法は全国共通ではありません。たとえば、国立市の案内では、まちの振興課コミュニティ・市民連携係へ郵送または窓口提出とされています。他自治体に同じ方法をそのまま当てはめることはできません。

1. 各市区町村の公式サイトで「特定技能 協力確認書」を探す。
2. 様式、担当部署、郵送・窓口・電子提出等の方法を確認する。
3. 受入機関の情報と勤務・住居の所在地を確認して提出する。
4. 提出内容、提出先、提出日、送信・発送等の記録を社内で保管する。
5. 入管申請と支援計画の情報を、同じ一覧で確認する。

入管庁の案内では、在留申請に協力確認書の提出年月日・提出先を記載すれば足り、自治体へ提出した写しや受理証明を入管へ添付する必要はないとされています。添付不要だからといって、会社で提出記録を残さなくてよいという意味ではありません。

支援計画には、地域の情報を確認して反映する

確認書を出したら終わりではありません。支援計画の作成・実施では、事業所と住居の自治体の共生施策を確認します。基本的には公式サイトの閲覧で確認し、外国人向け生活案内、日本語教室、行政サービス、防災やごみ出しのルール等、支援に関係する情報を整理します。

専用の外国人向けページが見当たらなければ、地域住民一般向けの関連施策を確認します。たとえば、生活オリエンテーションで使う地域の案内や、紹介する日本語学習の機会を、実際に利用できる情報に合わせるという考え方です。

支援計画の「Ⅴ 共生施策関係」の自治体名・確認日と、各支援内容の記載を照合します。共生施策の取組を書き直す場合には、支援計画変更の届出が必要になることがあります。特定技能の随時届出は、自治体への確認書と別の手続です。

支援全体の組立ては、1号特定技能外国人支援計画の解説をご覧ください。今回の確認では、提出先、提出日、確認した共生施策と実施担当が一致しているかを優先しましょう。

よくある質問

協力確認書は入管へ提出しますか？

確認書そのものは、活動する事業所と住居の所在地の市区町村へ提出します。在留申請には提出先・提出年月日等を記載し、確認書の写しや受理証明の入管への添付は必要ないとされています。

事業所と住居が同じ市なら2通必要ですか？

同じ市区町村なら1通です。所在地が異なる市区町村に属する場合は、それぞれに提出します。自治体の指定する様式・提出方法を確認してください。

外国人を1人採用するたびに提出しますか？

基本的に一度提出した自治体へ、同じ事業所で他の外国人を受け入れるたびに再提出する必要はありません。ただし、新しい住居地や事業所、記載事項の変更がある場合は提出を確認します。

登録支援機関に委託したら会社は対応しなくてよいですか？

受入機関の協力義務がなくなるわけではありません。書類作成・提出や支援の分担を整理し、受入機関自身の名称・担当者連絡先を記載して、自治体からの連絡に対応できる体制を整えます。

自治体の外国人向けページが見つからない場合は？

地域住民一般に向けた行政サービス、防災、ごみ出し、日本語学習等の関連施策を確認します。どの情報を支援に使うか整理し、支援計画の作成・実施に反映してください。

協力確認書と支援計画の相談をTreeにまとめてできますか？

できます。事業所・住居の自治体、提出済みの書類、次の在留申請予定をお知らせください。書類作成と支援委託の範囲を確認し、ご依頼前に見積もりをご案内します。

まとめ

協力確認書は、実際の事業所と住居の市区町村へ提出します。本社所在地だけで決めず、採用・更新の前に、提出済みの範囲と変更の有無を確認しましょう。本人の居住先と勤務先を並べて、どの自治体へ提出するかを担当者間で共有しておくことが大切です。

提出日と提出先を在留申請へ記載し、自治体の共生施策を支援計画に反映するところまでが準備です。確認書、申請書、支援計画を別々の担当に任せる場合も、同じ情報で確認できるようにします。提出記録と更新した計画を一緒に管理すると、確認漏れを防ぎやすくなります。

書類や支援を外部に委託しても、自治体への必要な協力は受入機関の責務です。会社と支援機関の役割を決め、採用時だけでなく、引越しや事業所異動の際にも確認できる運用を整えてください。変更があったときに誰へ連絡するかも、あらかじめ決めておきましょう。

※ 本記事は執筆時点の法令・実務に基づき細心の注意を払って執筆しておりますが、内容の正確性・完全性・最新性を保証するものではなく、誤記・脱漏等があった場合でも当事務所は一切の責任を負いません。法令・実務の取扱いは改正・運用変更により変動します。個別具体的な事案・手続については、必ず行政書士・弁護士・税理士・司法書士等の専門家にご確認のうえご判断ください。